En prélude aux différents événements d’entreprises (conférence, salon…) qui auront lieu au cours de l’année, nous décidons de produire une série d’article qui permettra aux entreprises de se préparer comme il faut. Être conscient de l’importance de votre participation à de tels événements, c’est bien mais peu suffisant. En effet, il faut pouvoir bien les choisir, bien s’y préparer pour en profiter au max. Seulement, le constat est fait : peu d’entreprise s’y prépare comme cela se devrait. Pourtant, nous savons tous que « Qui veut aller loin ménage sa monture.»
C’est quoi un Salon d’entreprise?
Un salon est un événement regroupant des professionnels d’un même secteur pour une période de temps assez courte. Il doit à cet effet être intégrer dans votre stratégie de communication. C’est l’occasion de vous démarquer de vos concurrents.
Cet événement a pour objectif:
- Valoriser l’image de votre entreprise
- Présenter vos différents services et produits
- Prospecter de nouveaux clients
- Informer ou éduquer vos clients sur votre culture et vos valeurs d’entreprises.
Comment prépare-t-on un tel événement?
Bonne question, pour y répondre nous allons établir une checklist d’élément à prendre en compte.
- Le type de salon.
- Les objectifs commerciaux de l’entreprise
- Le budget de communication
De quel type de salon s’agit-il?
Il s’agit d’enquêter sur la nature du salon (notoriété ou networking…), le profit des entreprises présentes au salon, la thématique du salon (correspond-t-elle à vos objectifs),le nombre de visiteur à l’événement, le ROI (renseignez sur les retombées de cet événement auprès d’entreprise qui y ont déjà participé?), les différentes options que proposent le salon.
Quels sont vos objectifs commerciaux?
Bien que l’on ne fasse pas d’exposition et de vente dans un salon, vous devez être à mesurer de vous fixer des objectifs Spécifique Mesurable Atteignable Réalisable Temporelle défini (SMART). Vos objectifs peuvent être de rencontrer de potentiel partenaire ou de potentiel client.
Que prévoyez-vous comme budget de communication?
Pour le déterminer, vous devez tenir compte des frais de production de vos supports de communication (Flyer, gadget, plaquette, carte commerciale, carte de visite…), frais de refonte ou création de votre site internet, de vos pages de réseaux sociaux, de production des spots radio et télé (pour signaler votre participation au salon) et des invitations pour vos clients et partenaires du moment (ne pas hésiter à le faire).
Ce n’est pas tout, vu que votre stand est l’un de vos supports de communication de même que les hôtesses et les collaborateurs, vous allez devoir tenir compte également de ces frais. Cela veut dire que la budgétisation du stand et la prise en charge du personnel et autres font partir de ce budget.
- Budgétiser votre stand
Cela revient à prévoir les frais d’inscription et d’assurance, à déterminer le type de stand (parapluie, bâti…) désiré et sa superficie, à choisir son emplacement (à l’entrée du salon, près d’une animation ou près de vos partenaires), à l’aménager (la décoration, le mobilier, l’emplacement des affiches publicitaires, l’eau, l’électricité, internet…) et à prévoir une animation.
- Prise en charge du personnel et autre
L’on retrouve généralement dans un stand d’entreprise des hôtesses et le personnel d’entreprise, vous devez prévoir pour chacun d’eux les Frais de transport, de restauration, d’hébergement.
NB. N’oubliez surtout pas de prévoir également le nécessaire pour vos invités (clients et partenaires).
Tout ce laborieux travail doit être bouclé six mois avant la tenue du salon. Pour y parvenir voici quelques astuces:
- Commencez les préparatifs à la fin du salon 2019 (par exemple)
- Établissez une checklist des choses à faire
- Approchez-vous d’une entreprise partenaire qui ayant déjà assisté à ce salon (Si vous n’y avez jamais assisté)
- Faites vous accompagner par une agence conseil.
A bientôt, pour la suite